Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare, contatti e ambito

Titolare del trattamento: AppForze.

Contatti privacy: appforze@gmail.com.

AppForze gestisce AppForze come strumento di supporto alla redazione di atti operativi, relazioni di fine turno e pianificazione del servizio, riservato al personale autorizzato. Non sostituisce gli applicativi istituzionali, i protocolli, i registri ufficiali né gli archivi della sede di appartenenza.

2. Interessati

Operatori autorizzati: personale con account AppForze (PERID, email istituzionale, profilo di servizio).

Soggetti riportati negli atti: persone fisiche i cui dati sono inseriti dall’operatore per compilare verbali, relazioni e modelli (anagrafica, documenti, contesto del servizio).

Colleghi e terzi nei flussi organizzativi: nominativi, qualifiche e dati di servizio usati in Planning Turno, rubriche e relazioni di equipaggio.

3. Normativa e basi giuridiche

Per account, autenticazione, sicurezza tecnica, richieste di accesso al servizio e gestione amministrativa dell’utenza si applicano il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), il D.Lgs. 196/2003 e le disposizioni organizzative della sede. Le basi tipiche sono l’art. 6, par. 1, lett. e) (interesse pubblico / pubblici poteri) e, ove ricorrano obblighi di legge, la lett. c).

Quando i dati inseriti negli atti o nelle relazioni riguardano attività di prevenzione, indagine, accertamento o perseguimento di reati, ovvero di tutela della sicurezza pubblica, può applicarsi il D.Lgs. 51/2018. La qualificazione del singolo trattamento e le eventuali limitazioni dei diritti spettano a AppForze.

La presa visione di questa informativa documenta la consegna agli operatori. Non è un consenso al trattamento dei dati operativi e non sostituisce le basi giuridiche sopra indicate.

4. Dati trattati e finalità

Account e sicurezza: PERID o username, cognome e nome, email istituzionale, eventuale foto profilo facoltativa, hash della password, ruolo, qualifica, forza/ente, ufficio, intestazione documenti, validità account, log di accesso e di sicurezza, indirizzo IP, identificativi di sessione, presa visione dell’informativa. Finalità: autenticazione, personalizzazione del profilo, autorizzazione, prevenzione abusi, continuità del servizio.

Atti Operativi (DPL): dati anagrafici e di contesto del soggetto, documenti, equipaggio, sede di redazione, dichiarazioni e campi dei modelli. Finalità: supportare la compilazione e la generazione dei Word richiesti dall’operatore.

Relazione di Fine Turno (R.F.T.): dati di servizio, equipaggio, veicolo, eventi e testo della relazione. Finalità: redigere e scaricare la relazione; le funzioni opzionali di correzione/traduzione AI partono solo su azione esplicita dell’operatore.

Relazioni operative, incluse Relazione COT, YouPol e Relazione Autovettura: destinatari, oggetto, data e orario del servizio, mansione, identificativo della volante, dati del veicolo e testo redatto dall’operatore. Per YouPol: estremi e testo della segnalazione, eventuali nominativo e telefono del segnalante e attività svolte. Finalità: preparare il documento Word richiesto, senza creare un archivio ufficiale permanente.

Planning Turno: appartenenza al turno, grado, anzianità, abilitazioni, assegnazioni, ferie, assenze, richieste, decisioni e storico modifiche. Finalità: programmare e documentare il servizio e produrre riepiloghi autorizzati.

Rubriche e intestazioni: elenchi di supporto (veicoli, qualifiche, riferimenti) e dati di intestazione ufficio usati nei documenti.

File generati: Word, Excel e archivi temporanei, conservati solo per consentire download o ripresa della procedura, poi eliminati secondo i tempi di seguito.

Notifiche push (solo amministratori, se attivate): token del dispositivo e metadati tecnici per avvisi di servizio (es. richieste di accesso).

5. Destinatari e trasferimenti

I dati sono accessibili agli operatori secondo i ruoli assegnati e, per le funzioni di amministrazione, agli amministratori abilitati. Non sono ceduti a terzi per marketing.

Hosting, database e connettività sono forniti dal gestore dell’infrastruttura scelto da AppForze. I rapporti con eventuali responsabili del trattamento vanno formalizzati dal titolare.

Funzioni AI opzionali: correzione e traduzione sono elaborate dal modello configurato sulla VPS, su azione dell’operatore e con verifica della proposta prima dell’uso. Servizi esterni distinti: geocodifica tramite OpenStreetMap Nominatim; verifica di compromissione delle password tramite Have I Been Pwned con il solo prefisso hash; notifiche push tramite ponte APNs, se attivate. AppForze verifica le istruzioni e i rapporti con i fornitori applicabili.

Non è previsto un trasferimento sistematico di dati verso Paesi terzi. Se un fornitore esterno comporta un trasferimento, si applicano le garanzie del Capo V del GDPR (o della disciplina speciale del D.Lgs. 51/2018, ove pertinente).

6. Conservazione e cancellazione

Pratiche Atti Operativi: 3 giorni dall’ultimo salvataggio. File Word Atti Operativi: circa 3 ore.

Relazioni (R.F.T., COT, YouPol, Autovettura e SDI): i dati, le versioni di recupero e i file sul server vengono eliminati dopo 6 ore dalla generazione. Le bozze vengono eliminate dopo 12 ore dall’ultimo salvataggio sul server. Una successiva modifica riporta la relazione in bozza; una nuova generazione fa ripartire le 6 ore.

La scadenza blocca apertura, salvataggio e download. La rimozione fisica avviene alla successiva esecuzione della pulizia automatica; per eseguirla anche senza accessi al sito e necessario il processo pianificato sul server. I backup dell’hosting seguono le regole del fornitore e non sono cancellati da questa funzione.

Planning Turno, richieste convalidate e storico restano archiviati per mese per continuità e tracciabilità del servizio; non sono file temporanei. AppForze definisce i termini ulteriori di conservazione o anonimizzazione secondo le regole applicabili.

Registro attività e richieste di accesso concluse: fino a 180 giorni. Tentativi di login: fino a 1 ora. Token di reset password: fino a 2 giorni.

Sessione: circa 50 minuti di inattività e, salvo le procedure R.F.T. in corso, entro 8 ore dall’accesso.

L’eventuale foto profilo resta associata all’account fino alla rimozione da parte dell’utente o alla cancellazione dell’utenza. Il file viene normalizzato per rimuovere i metadati incorporati ed è accessibile solo dopo autenticazione.

I documenti scaricati sul dispositivo dell’operatore restano sotto la responsabilità dell’operatore e delle procedure di custodia della sede; AppForze non è l’archivio ufficiale degli atti.

7. Diritti e reclami

Per i trattamenti soggetti al GDPR, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e, ove applicabile, portabilità (artt. 15–22 GDPR), nei limiti di legge.

Per i trattamenti disciplinati dal D.Lgs. 51/2018 possono operare limitazioni specifiche; le richieste saranno valutate caso per caso da AppForze.

Inviare le richieste a appforze@gmail.com (titolare: AppForze). È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: www.garanteprivacy.it — Piazza Venezia 11, 00187 Roma.

8. Cookie e tecnologie tecniche

AppForze usa solo cookie tecnici e meccanismi equivalenti per autenticazione, sessione, protezione CSRF e interfaccia. Non usa cookie di profilazione, marketing o pixel pubblicitari.

Durante la compilazione di R.F.T. e delle altre Relazioni, le modifiche possono essere salvate sul dispositivo in un archivio cifrato e sincronizzate al ritorno della rete. Usa un dispositivo personale con blocco schermo. Il logout blocca l’accesso locale senza eliminare le copie di recupero; per riaprirle occorre un accesso online con la stessa utenza, senza una seconda password. La scadenza sul server non cancella a distanza i dispositivi offline: le modifiche locali non sincronizzate restano disponibili per il recupero e non ricreano automaticamente una relazione eliminata. Sincronizza entro le 12 ore dall’ultimo salvataggio sul server. Word ed Excel vengono generati online.

Non sono previste decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.

9. Sicurezza

Misure tecniche adottate: HTTPS, sessioni protette, hash delle password, controllo accessi per ruolo, protezione CSRF, limitazione dei tentativi di login, registro eventi rilevanti, scadenza account, pulizia automatica di pratiche e file temporanei.

Restano a carico di AppForze gli obblighi organizzativi: registro dei trattamenti ove dovuto, istruzioni agli utenti, autorizzazioni, valutazione DPIA se necessaria, gestione fornitori e notifica di eventuali violazioni. Contatto: appforze@gmail.com.

10. Presa visione e aggiornamenti

All’accesso e dopo ogni modifica rilevante, gli utenti autorizzati sono invitati a prendere visione di questa informativa pubblicata da AppForze. L’evento è registrato (versione e data) per finalità di accountability.

Versione corrente: 2026-10-01.1 — aggiornamento del 1 ottobre 2026. Contatti: appforze@gmail.com.